Datum: 25 februari 2025
Algemene Voorwaarden AML Made Easy B.V.
Laatst bijgewerkt: 19 maart 2025
Artikel 1. Definities
1.1 Aanbieder: AML Made Easy B.V. , gevestigd te Den Haag, geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95501134.
1.2 Klant: Iedere professionele dienstverlener die gebruik maakt van de diensten van de Aanbieder.
1.3 Diensten: De softwareoplossing van de Aanbieder voor online identificatie, cliënten-, PEP-, en ubo-onderzoek (SaaS).
1.4 Overeenkomst: De overeenkomst tussen de Aanbieder en de Klant met betrekking tot het gebruik van de Diensten.
1.5 Toegangsmiddelen: Inloggegevens, wachtwoorden, tokens of andere middelen die toegang bieden tot de Diensten.
Artikel 2. Toepasselijkheid en AVG
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten van de Aanbieder, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
2.2 De Aanbieder is bevoegd in deze algemene voorwaarden wijzigingen aan te brengen.
2.3 In termen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de Aanbieder de verwerker van gegevens, de Klant de verwerkingsverantwoordelijke en de klant van de Klant het verwerkingssubject of betrokken.
Artikel 3. Totstandkoming van de overeenkomst
3.1 De overeenkomst komt tot stand zodra de Aanbieder de Klant heeft uitgenodigd en de Klant aan de Aanbieder schriftelijk of elektronisch heeft bevestigd de Diensten te willen afnemen.
3.2 Door het aangaan van de overeenkomst verklaart de Klant zich akkoord met deze algemene voorwaarden.
Artikel 4. Gebruiksrecht
4.1 De Aanbieder verleent de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Diensten te gebruiken gedurende de looptijd van de overeenkomst.
4.2 Het gebruiksrecht is uitsluitend bedoeld voor interne bedrijfsdoeleinden van de Klant.
4.3 Het is de Klant niet toegestaan de Diensten te gebruiken op een manier die strijdig is met toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
4.4 De Klant is niet gerechtigd wijzigingen in de Diensten aan te brengen die hij in gebruiksrecht krijgt. De Klant heeft geen recht op een kopie van bronbestanden (zoals beeld-, website- of softwarebroncode) van geleverde Diensten tenzij dit expliciet en ondubbelzinnig schriftelijk is overeengekomen.
Artikel 5. Verplichtingen van de Klant
5.1 De Klant is verantwoordelijk voor het correct en veilig gebruik van de Toegangsmiddelen.
5.2 De Klant dient de Aanbieder onmiddellijk te informeren bij verlies of misbruik van de Toegangsmiddelen.
5.3 De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens die zij invoert in de Diensten.
Artikel 6. Verplichtingen en bevoegdheden van de Aanbieder
6.1 De Aanbieder streeft naar een hoge beschikbaarheid van de Diensten, maar kan geen ononderbroken werking garanderen. De Aanbieder zal zich inspannen het onderhoud zo goed mogelijk uit te voeren, maar is daarbij vaak afhankelijk van zijn leverancier(s) en derden voor updates, foutherstelsoftware (‘patches’) of reserve-onderdelen.
6.2 De Aanbieder zal de Klant tijdig informeren over geplande onderhoudswerkzaamheden die de beschikbaarheid van de Diensten kunnen beïnvloeden.
6.3 De Aanbieder zal passende technische en organisatorische maatregelen treffen om de beveiliging van de Diensten te waarborgen.
6.4 Indien naar het oordeel van de Aanbieder hinder, schade of een ander gevaar ontstaat voor het functioneren van de computersystemen of het netwerk van de Aanbieder of derden en/of van de dienstverlening via internet, in het bijzonder door overmatig verzenden van e-mail of andere gegevens, lekken van persoonsgegevens of activiteiten van virussen, Trojans en vergelijkbare software, is de Aanbieder gerechtigd alle maatregelen te nemen die hij redelijkerwijs nodig acht om dit gevaar af te wenden dan wel te voorkomen.
Artikel 7. Vergoeding en betaling
7.1 De Klant is een periodieke vergoeding verschuldigd voor de toegang tot de Diensten, zoals gepubliceerd in de gebruikersomgeving van de Klant.
7.2 De Klant is per cliëntenonderzoek een vergoeding verschuldigd voor het gebruik van de Diensten, zoals gepubliceerd in de gebruikersomgeving van de Klant.
7.3 Voor het uploaden en bewaren van bestanden hanteert de Aanbieder een zogenaamde Fair Use Policy op het gebied van dataopslag. Wanneer de Klant bovengemiddeld veel bandbreedte of dataopslag nodig heeft, kan de Aanbieder hiervoor extra kosten in rekening brengen.
7.4 De Aanbieder is bevoegd de tarieven aan te passen. De tarieven worden gepubliceerd op de website van de Aanbieder.
7.5. Indien de Aanbieder op grond van een verzoek of bevoegd gegeven bevel van een overheidsinstantie of in verband met een wettelijke verplichting werkzaamheden verricht met betrekking tot gegevens van de Klant, zijn klanten, zijn medewerkers of gebruikers, kunnen alle daaraan verbonden kosten aan de Klant in rekening worden gebracht.
7.6 Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
7.7 Bij een niet tijdige betaling is de Klant, naast het verschuldigde bedrag en de daarop verschenen rente, gehouden tot een volledige vergoeding van zowel buitengerechtelijke als gerechtelijke incassokosten, daaronder begrepen de kosten voor advocaten, deurwaarders en incassobureaus. In het bijzonder is de Aanbieder in dit geval gerechtigd administratiekosten van € 50 in rekening te brengen. Als de Klant een openstaande factuur na aanmaning of ingebrekestelling alsnog niet voldoet, heeft de Aanbieder het recht om de vordering uit handen te geven. Eventuele door de Aanbieder gemaakte buitengerechtelijke kosten en gerechtelijke kosten, waaronder de kosten voor juristen, advocaten, deurwaarders en incassobureaus, komen in dat geval volledig voor rekening van de Klant.
Artikel 8. Aansprakelijkheid en vrijwaring
8.1 De Aanbieder is slechts aansprakelijk tegenover de Klant in het geval van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst en uitsluitend voor vervangende schadevergoeding, dat wil zeggen vergoeding van de waarde van de achterwege gebleven prestatie. 8.2 Onverminderd het hiervoor bepaalde is de Aanbieder nadrukkelijk niet aansprakelijk voor indirecte schade. Onder indirecte schade wordt in het onderhavige geval verstaan: verlies van gegevens, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill en schade als gevolg van bedrijfsstagnatie.
8.3 De aansprakelijkheid van de Aanbieder is beperkt tot het bedrag dat in rekening is gebracht voor de Diensten in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis. Dit maximumbedrag komt te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of grove schuld van de Aanbieder. De aansprakelijkheid van de Aanbieder wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst ontstaat slechts indien de Klant de Aanbieder direct, docht uiterlijk twee maanden na constatering, en deugdelijk schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn gesteld wordt om de tekortkoming weg te nemen, en de Aanbieder ook na die termijn toerekenbaar in de nakoming van zijn verplichtingen tekort blijft schieten. De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat de Aanbieder in staat wordt gesteld adequaat te reageren.
8.4 De Klant is en blijft zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de WWFT en de AVG etc. en beseft en erkent dat de Diensten slechts een hulpmiddel zijn en de Klant niet ontslaan van zijn eigen verplichtingen en verantwoordelijkheden.
8.5 De Klant vrijwaart de Aanbieder voor aanspraken van personen van wie persoonsgegevens zijn of worden verwerkt waarvoor de Klant op grond van de wet verantwoordelijk is, tenzij de Klant bewijst dat de feiten die aan de aanspraak ten grondslag liggen aan de Aanbieder toerekenbaar zijn.
8.5 De Klant staat er tegenover de Aanbieder voor in dat de inhoud, het gebruik en/of de verwerking van de gegevens niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van een derde. De Klant vrijwaart de Aanbieder tegen elke rechtsvordering van een derde, uit welke hoofde dan ook, in verband met deze gegevens of de uitvoering van de Overeenkomst.
Artikel 9. Intellectuele eigendom
9.1 Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Diensten berusten bij de Aanbieder of zijn licentiegevers.
9.2 Het is de Klant niet toegestaan de Diensten of delen daarvan te kopiëren, wijzigen, openbaar maken, of op andere wijze te gebruiken buiten het kader van de overeenkomst.
Artikel 10. Beëindiging
10.1 De overeenkomst kan door beide partijen schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand. (Tussentijdse) opzegging geeft geen recht op (gedeeltelijke) terugbetaling van de periodieke vergoeding als bedoeld in artikel 7.1.
10.2 De Aanbieder is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen indien de Klant in strijd handelt met deze algemene voorwaarden of toepasselijke wetgeving.
10.3 Na opzegging, beëindiging of ontbinding om welke reden dan ook is de Aanbieder gerechtigd om per direct na de datum waarop de overeenkomst afloopt alle ten behoeve van de Klant bij hemzelf opgeslagen gegevens te wissen.
10.4 De Aanbieder is niet verplicht in dat geval de Klant een kopie van deze gegevens te verschaffen. 10.5 De overeenkomst eindigt automatisch indien een partij in staat van faillissement wordt verklaard, surséance van betaling aanvraagt dan wel algeheel beslag op vermogensbestanddelen krijgt gelegd, overlijdt, in liquidatie treedt of wordt ontbonden.
10.6 De verplichtingen uit artikel 12 blijven ook bestaan na beëindiging van de overeenkomst om welke reden dan ook, en wel voor zolang als de partij die de informatie verstrekt redelijkerwijs aanspraak kan maken op het vertrouwelijke karakter van de informatie.
Artikel 11. Overmacht
11.1 In geval van overmacht, waaronder in ieder geval wordt verstaan storingen of uitvallen van het internet, de telecommunicatie-infrastructuur, stroomstoringen, binnenlandse onlusten, mobilisatie, oorlog, stremming in het vervoer, staking, uitsluiting, bedrijfsstoornissen, stagnatie in toelevering, brand, overstroming, in- en uitvoerbelemmeringen en in het geval dat de Aanbieder door zijn eigen leveranciers, ongeacht de reden daartoe, niet tot levering in staat wordt gesteld waardoor nakoming van de overeenkomst redelijkerwijs niet van de Aanbieder kan worden gevergd, zal de uitvoering van de overeenkomst worden opgeschort, dan wel de overeenkomst worden beëindigd wanneer de overmachtssituatie langer dan negentig dagen heeft geduurd, alles zonder enige verplichting tot schadevergoeding.
Artikel 12. Geheimhouding
12.1 Partijen zullen informatie die zij voor, tijdens of na de uitvoering van de overeenkomst aan elkaar verstrekken, vertrouwelijk behandelen wanneer deze informatie is gemarkeerd als vertrouwelijk of wanneer de ontvangende partij weet of behoort te weten dat de informatie als vertrouwelijk bedoeld was.
12.2 Partijen leggen deze verplichting tevens op aan hun werknemers alsmede aan door hen ingeschakelde derden ter uitvoering van de overeenkomst.
12.3 Partijen zorgen ervoor dat vertrouwelijke informatie van de andere Partij eenzelfde niveau van bescherming krijgt als zijn eigen vertrouwelijke informatie, maar minstens een redelijk niveau. De Aanbieder zal zich inspannen om te vermijden dat hij kennisneemt van gegevens die de Klant opslaat en/of verspreidt via de hardware of software waar de Diensten op betrekking hebben, tenzij dit noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de overeenkomst of de Aanbieder daartoe verplicht is krachtens een wettelijke bepaling of gerechtelijk bevel.
12.4 De Aanbieder mag de opgedane kennis bij het uitvoeren van de overeenkomst gebruiken voor andere opdrachten, voor zover hierbij geen informatie van de Klant en diens cliënten in strijd met verplichtingen omtrent vertrouwelijkheid beschikbaar komt voor derden.
12.5 De Aanbieder kan toegang geven tot de data van een in opdracht van de Klant uitgevoerd onderzoek, maar alleen op instructie van de onderzochte persoon of onderzochte instelling en alleen aan door de onderzochte persoon of instelling specifiek aangewezen partijen, die WWFT-instelling moeten zijn.
12.6 Als een Partij een bevel tot afgifte van vertrouwelijke informatie van een bevoegde instantie ontvangt, heeft zij het recht om tot afgifte over te gaan.
Artikel 13. Toepasselijk recht, geschillen en diversen
13.1 Op deze algemene voorwaarden en de overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
13.2 Geschillen voortvloeiend uit of verband houdend met de overeenkomst zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Den Haag.
13.3 Indien enige bepaling uit deze overeenkomst nietig blijkt te zijn, tast dit niet de geldigheid van de gehele overeenkomst aan. Partijen zullen in dat geval ter vervanging (een) nieuwe bepaling(en) vaststellen, waarmee zoveel als rechtens mogelijk is aan de bedoeling van de oorspronkelijke overeenkomst en deze algemene voorwaarden gestalte wordt gegeven.
13.4 Onder “schriftelijk” valt in deze voorwaarden ook e-mail, mits de identiteit van de afzender en de integriteit van de inhoud voldoende vaststaat.
13.5 De door de Aanbieder ontvangen of opgeslagen versie van enige communicatie geldt als authentiek, behoudens tegenbewijs te leveren door de Klant.
13.6 Iedere partij is slechts gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit de overeenkomst over te dragen aan een derde met voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij. In afwijking hiervan is de Aanbieder steeds gerechtigd zijn rechten en verplichtingen uit de overeenkomst over te dragen aan een groepsmaatschappij die onder controle staat van één of meer van zijn oprichters.
Artikel 14. Support en ondersteuning
14.1 Voor support of ondersteuning, stuur een mail aan [email protected]. De reactietijd zal tijdens kantooruren tussen de 1-2 dagen belopen.
Artikel 15. Verwerkersovereenkomst AVG
15.1. De Klant is krachtens de WWFT voor de in de WWFT opgenomen gevallen gehouden een cliënten-en transactieonderzoek te verrichten. De Klant heeft de Aanbieder aangezocht het cliënten-en transactieonderzoek in te leiden en de nodige data te verzamelen, op welke rechtsrelatie het bepaalde in deze Algemene Voorwaarden van toepassing is. In de uitoefening van die opdracht zal de Aanbieder persoonsgegevens van klanten van de Klant verwerken. De Aanbieder geldt als verwerker in de zin van de AVG. De Klant geldt als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.
15.2. De Aanbieder zal de persoonsgegevens uitsluitend verwerken om de verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen te voldoen aan zijn wettelijke verplichtingen als vastgelegd in de WWFT. De Aanbieder zal de persoonsgegevens op geen enkele andere wijze gebruiken of delen dan ter uitvoering van de rechtsrelatie als vervat in de algemene voorwaarden.
15.3. De verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van de beginselen van de verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 5 AVG.
15.4. Omdat de verwerking van persoonsgegevens geschiedt ter uitvoering van de wettelijke verplichting als opgenomen in de WWFT, gelden vele bepalingen van de AVG niet, omdat de wet duidelijke kaders schept voor de verwerking. Het recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid als bedoeld in artikel 17 AVG) geldt niet omdat de verwerking geschiedt ter uitvoering van een wettelijke verplichting.
15.5. De AVG:
a. legt de verantwoordelijkheid voor passende technische en organisatorische maatregelen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat de verwerkingen in overeenstemming met de AVG worden uitgevoerd bij de verwerkingsverantwoordelijke;
b. bepaalt dat de verwerkingsverantwoordelijke ervoor zorg draagt dat de Aanbieder de persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met de AVG en de verplichtingen nakomt die op de verantwoordelijke rusten ingevolge artikel 24 en 25 AVG;
15.5. De inhoud van de overeenkomst als bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG ligt besloten in deze Algemene Voorwaarden.
De onderstaande zaken lenen zich omwille van veiligheid niet om in deze openbare Algemene Voorwaarden te worden uiteengezet. Daarom heeft de Aanbieder ze opgenomen in een White Paper. Deze White Paper kan op afspraak worden ingezien op het kantoor van De Aanbieder. In de White Paper wordt onder andere uiteengezet:
a. hoe de Aanbieder haar technische en organisatorische systeembeveiliging heeft ingericht:
b. hoe de noodstroomvoorziening van het datacentrum is ingericht:
c. waar in Nederland zich het datacentrum bevindt waar de data worden opgeslagen.
d. Bewerking van (persoons-)gegevens vindt uitsluitend vanuit Nederland plaats.
15.6. De Aanbieder verplicht zich hierbij jegens de Klant en de klant van de Klant om persoonsgegevens als bedoeld in de AVG te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. De Aanbieder onderwerpt de beveiliging van zijn database aan periodieke onderzoeken. Voor meer informatie over veiligheid wordt verwezen naar de in lid 2 genoemde White Paper.
15.7. De Aanbieder zal de Klant tijdig en adequaat informeren over een inbreuk in verband met persoonsgegevens, indien en zodra de Aanbieder kennis heeft genomen van een dergelijke inbreuk, met inachtneming van het bepaalde in artikel 33 AVG. De Aanbieder heeft te allen tijde een draaiboek incidentmeldingen beschikbaar.
15.8. De Aanbieder verplicht zich hierbij jegens de Klant om persoonsgegevens als bedoeld in de AVG niet voor andere doeleinden te gebruiken dan om uitvoering te geven aan het cliënten-en transactieonderzoek.
15.9. In de database van de Aanbieder kunnen de volgende gegevens worden opgeslagen: achternaam, voorname en voorletters, adres, huisnummer, toevoeging, postcode, woonplaats, emailadres, data uitgelezen uit de NFC chip op identiteitsbewijzen, andere gegevens en afbeeldingen van identiteitsbewijzen, beeldmateriaal van de klant van de Klant om de identiteit te verifiëren, gegevens over de status van politiek prominente personen, gegevens over het zijn van uiteindelijk belanghebbende bij een rechtspersoon, personenvennootschap of instelling, gegevens over sancties en sanctieregelingen, websearches over adverse media en daarmee verband houdende data. Verder kunnen de documenten en bewijsmiddelen die in de database worden geüpload, informatie bevatten omtrent de herkomst van de middelen.
15.10. Het staat de Klant vrij audits naar de veiligheid van het systeem van de Aanbieder te laten uitvoeren, waaronder black, grey and white penetration tests. Na ondertekening van een geheimhoudingsovereenkomst staat het (veiligheids-)adviseurs van de Klant vrij om nadere informatie over veiligheid van de veiligheidsadviseurs van de Aanbieder te verzoeken.
15.11. Het staat de klant van de Klant vrij deze Voorwaarden en de daarin vervatte verwerkersovereenkomst te onderwerpen aan audits om de compliance met de AVG te verifiëren.
15.12. Subbewerkers en subsubbewerkers die door de Aanbieder al dan niet via overeenkomsten van opdracht, service level overeenkomsten of anderszins worden gecontracteerd, hebben zich door middel van schriftelijke verklaringen of in subverwerkersovereenkomsten of subsubverwerkersovereenkomsten gebonden aan het bepaalde in deze Algemene Voorwaarden. De Aanbieder bepaalt zelf welke diensten hij in de uitvoering van de overeenkomsten nodig heeft en bij welke dienstverlener hij die onderbrengt, maar neemt daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht.
15.13. De Aanbieder laat bij het verstrekken van een opdracht of bij het aannemen van personeel een antecedenten- en integriteitsonderzoek uitvoeren.
15.14. De Aanbieder is niet gehouden aan de individuele Klant rapportages en verslagen te overleggen.
15.15. Op grond van de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens is de Klant gehouden periodiek vast te stellen dat de beveiligingsmaatregelen waarvan de Aanbieder zich bedient, nog steeds aantoonbaar overeenstemmen met de betrouwbaarheidseisen en dient de Klant het initiatief te nemen als dat niet meer het geval is. Gezien de aard en omvang van de verwerkingen die de Aanbieder ter uitvoering van de overeenkomst met de Klant zal verrichten en het feit dat de Aanbieder voor vele Klanten zijn diensten aanbiedt, ligt het op de weg van de Aanbieder te waarborgen dat de beveiligingsmaatregelen waarvan de Aanbieder zich bedient, nog steeds aantoonbaar overeenstemmen met de betrouwbaarheidseisen.