UBO-onderzoek.
De overheid heeft weinig vertrouwen in de kwaliteit van de inschrijvingen en verplicht jou – als WWFT-instelling- een eigen UBO-onderzoek te doen.
Vrijstellingen UBO
Hoe zit het ook alweer met UBO’s bij overheden en met beursfondsen?
We raadplegen daarvoor de Specifieke Leidraad van het BFT voor notarissen.
Voor WWFT-instellingen is van belang dat bij elk cliëntenonderzoek een UBO moet worden vastgesteld, ook bij overheidsorganisaties. Dit leidt in de praktijk vaak {vaak? Dat is toch altijd zo, bij een overheid is er toch niemand die kwalificeert als UBO (tenzij het betreft een dictator} tot het aanmerken van hoger leidinggevend personeel als pseudo-UBO.
Er geldt overigens wel een vrijstelling voor registratie van publiekrechtelijke rechtspersonen in het UBO-register. Wie als pseudo-UBO moet worden aangemerkt, is afhankelijk van de feiten en omstandigheden. De WWFT-instelling dient dit zelf vast te stellen op basis van beschikbare informatie.
Hoe werkt dat als de Staat der Nederlanden als cliënt berokken is? Moet je dan de gehele ministerraad aanschrijven en hun aan een PEP onderzoek onderwerpen? Dat laatste hoeft niet, want dat weet je al, het zijn allemaal PEP’s en dan heb je moet je verscherpt onderzoek doen en onderzoek doen naar de herkomst van hun vermogen.
En wat als een Nederlandse Gemeente cliënt is? De Burgemeester en Wethouders?
Het zou beter zijn als we zouden zeggen dat Nederlandse overheden geen UBO onderzoek behoeven te ondergaan? Dit is een verzuchting, geen rechtsregel. Net zoals dat is gedaan voor beursvennootschappen, zie de volgende alinea.
Beursvennootschappen en hun 100% dochters: de Algemene Leidraad WWFT van de Ministeries van Financiën en van Justitie en Veiligheid zegt het volgende: het is niet nodig op grond van de WWFT om bij beursgenoteerde vennootschappen en hun 100% dochtermaatschappijen zelf de uiteindelijk belanghebbenden te identificeren (als ze zijn onderworpen aan de wettelijke openbaarmakingsverplichtingen als bedoeld in de richtlijn transparantie).
Het is fijn dat daar klare wijn wordt geschonken (NB aan de leidraad kunnen geen rechten worden ontleend), en de WWFT kent deze uitzondering – net zoals bij overheden – niet. Het bepaalt alleen dat deze rechtspersonen zich niet in het UBO-register hoeven in te schrijven.
Verenigingen van eigenaren (VVE) zijn vrijgesteld ogv art 15a, lid 1 Handelsregisterwet).
Bent u er nog?
Uitvoering Eigen UBO-onderzoek
Hoe voldoe je aan de verplichting om een eigen UBO-onderzoek in te stellen?
Dat doe je door een UBO-verklaring aan de cliënt te sturen. PraktijkGenerator.nl heeft daar alle modellen voor. Daarbij is het van belang onderscheid te maken tussen de verschillende entiteiten en rechtspersonen, want er gelden verschillende UBO-criteria.
Of dat doe je door te kiezen voor een CDD/KYC/AML oplossing die dat voor jou doet.
Terugmelding discrepanties
En dan moet je de uitslag van je eigen onderzoek vergelijken met de gegevens op het uittreksel uit het UBO-register en als er discrepanties zijn, moet je dat terugmelden.
Van verschillende kanten wordt geadviseerd om bij discrepanties je eerst met de cliënt te verstaan en hem te wijzen op de discrepanties en er voor te zorgen dat het UBO-register wordt gecorrigeerd.
Als je besluit om terug te melden, is het van belang om de wet goed te lezen. Ondank het feit dat KVK, KNB, sommige hoogleraren AML vinden dat je elke discrepantie moet terugmelden, is de wet veel restrictiever: Daar staat namelijk (art 10C WWFT): iedere discrepantie die zij aantreft tussen het UBO-uittreksel en de informatie over die uiteindelijk belanghebbende waarover zij uit anderen hoofde beschikt. Er staat dus niet: als jij UBO A zelf hebt gevonden en in het uittreksel staat UBO B, dat je dan moet terugmelden. NB alleen terugmelding volgens de wet ontheft jou van je geheimhoudingsplicht.
Dienstweigering
Weet dat artikel 5, lid 3 WWFT bepaalt dat je de zakelijke relatie beëindigt als je als instelling het cliëntenonderzoek niet kunt uitvoeren, inclusief de vaststelling wie de UBO’s zijn. Je moet dan dienstweigeren.
Doorbelasten kosten
Realiseer jezelf dat het uitvoeren van het cliënten- en UBO-onderzoek en de meldingen van ongebruikelijke transactie en eventuele terugmeldingen aan het UBO-register tijdrovend zijn en daardoor veel geld kosten. Zorg ervoor dat jij – als WWFT-instelling – deze kosten op de een of andere manier doorbelast aan de cliënt.
Wij als samenleving hebben ervoor gekozen onze opsporing zo in te richten dat iedere WWFT-instelling bij voorbaat iedere cliënt als verdachte moet aanmerken en hem moet vragen zijn eigen onschuld te bewijze. Dat is nu eenmaal zo. En dan moeten de lasten daarvan uitkomen bij de cliënt en dus niet bij de WWFT-instelling.
