Hoe eenvoudig is een vereenvoudigd cliëntenonderzoek?

Normaal cliëntenonderzoek

In principe voer je een normaal cliëntenonderzoek uit.

Bij het normale cliëntenonderzoek moet je:

• de identiteit van de cliënt vaststellen, controleren en vastleggen;
• de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende vaststellen, controleren en vastleggen;
• het doel en de aard van de opdracht of transactie vaststellen en vastleggen;
• de zakelijke relatie en zijn transacties monitoren, zo nodig onderzoek naar de bron van de middelen die bij de relatie of de transactie gebruikt worden;
• vaststellen of de natuurlijke persoon die de cliënt vertegenwoordigt daartoe bevoegd is en deze persoon identificeren en diens identiteit verifiëren;
• op risico gebaseerde en adequate maatregelen nemen om te verifiëren of de cliënt ten behoeve van zichzelf optreedt dan wel ten behoeve van een derde;
• adequate maatregelen nemen om te verifiëren of de cliënt en UBO een politiek prominent persoon is (PEP).

Vereenvoudigd cliëntenonderzoek

Je kunt je beperken tot een vereenvoudigd cliëntenonderzoek als de cliënt in één van onderstaande categorieën (uit Bijlage II bij de Vierde anti-witwasrichtlijn) valt:

1. Cliëntgebonden risicofactoren:

• beursgenoteerde vennootschappen die onderworpen zijn aan informatievereisten (op grond van het beursreglement of krachtens wettelijke of afdwingbare middelen) welke voorschriften omvatten om toereikende transparantie betreffende de uiteindelijk begunstigden te garanderen;
• (Nederlandse) overheden of overheidsbedrijven;
• cliënten die inwoner zijn van geografische gebieden met een lager risico (de EU etc.) zie punt 3).

2. Product-, dienst-, transactie- of leveringskanaalgebonden risicofactoren:

Deze categorie 2 is voor notarissen niet relevant en daarom laten we niet zien waar die uit bestaat.

3. Geografische risicofactoren:

lidstaten van de EU;

• derde landen met doeltreffende AML/CFT-systemen ter bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering;
• derde landen die volgens geloofwaardige bronnen een laag niveau van corruptie of andere criminele activiteit hebben;
• derde landen die volgens geloofwaardige bronnen zoals wederzijdse beoordelingen gedetailleerde evaluatierapporten, of gepubliceerde follow-up rapporten, voorschriften inzake de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering hebben die beantwoorden aan de herziene FATF-aanbevelingen en die voorschriften effectief ten uitvoer leggen.

De aanwezigheid van bovenstaande factoren leidt niet automatisch tot de conclusie dat een vereenvoudigd cliëntenonderzoek afdoende is.

Het risico moet op basis van een weging van het geheel aan factoren worden vastgesteld. In het geval de conclusie is dat de zakelijke relatie en de transactie een laag risico op witwassen en terrorismefinanciering met zich meebrengen, kan, in afwijking van art. 3 WWFT (het normale cliëntenonderzoek), worden volstaan met een vereenvoudigd cliëntenonderzoek.

Wat een vereenvoudigd cliëntenonderzoek inhoudt, wordt niet duidelijk uit de WWFT.

Volgens de AFM Leidraad WWFT, WWFT BES en Sanctiewet uit 2015 hoef je alleen:

• de identiteit van de cliënt vast te stellen en vast te leggen;
• het doel en de aard van de transactie vast te stellen en vast te leggen.

Deze opvatting wordt bij ons weten nergens anders gehuldigd.

Maar

Op grond van artikel 6 lid 4 WWFT moet de instelling voor een toereikende controle van de transacties of de zakelijke relatie zorgen om te verzekeren dat kan worden voldaan aan de meldplicht als bedoeld in artikel 16 WWFT. En om daaraan te kunnen voldoen, moet je (als je de transactie als ongebruikelijk aanduidt) de volgende gegevens kunnen verstrekken aan het FIU:

1. de identiteit van de cliënt, de identiteit van de uiteindelijk belanghebbenden en, voor zover mogelijk, de identiteit van degene ten behoeve van wie de transactie wordt uitgevoerd;
2. de aard en het nummer van het identiteitsbewijs van de cliënt en, voor zover mogelijk, van de overige in onderdeel a bedoelde personen;
3. de aard, het tijdstip en de plaats van de transactie;
4. de omvang, de bestemming en de herkomst van de gelden, effecten, edele metalen of andere waarden die bij de transactie betrokken zijn;
5. de omstandigheden op grond waarvan de transactie als ongebruikelijk wordt aangemerkt;
6. een omschrijving van de desbetreffende zaken van grote waarde bij een transactie boven de € 15.000;
7. aanvullende, bij algemene maatregel van bestuur aan te wijzen, gegevens. Voor zover bekend, zijn die er nu niet.

Je weet pas of er sprake is van een ongebruikelijke transactie als je alles hebt onderzocht.

Hieruit valt te concluderen dat je eigenlijk nooit met een vereenvoudigd cliëntenonderzoek zoals hierboven omschreven, kunt volstaan. Het komt er in feite op neer dat een vereenvoudigd cliëntenonderzoek niets anders is dan een normaal cliëntenonderzoek, waarbij de aard en omvang van het onderzoek minder diepgravend behoeven te zijn.

Ook cliënten met wie al jaren een zakelijke relatie bestaat, dienen te worden betrokken in een cliëntenonderzoek. Bedenk dat het cliëntenonderzoek aantoonbaar dient plaats te vinden, hetgeen betekent dat je moet kunnen laten zien dat je onderzoek hebt ingesteld en wat jouw bevindingen zijn uit dat onderzoek en jouw afwegingen.

Het is in feite een documentaire over jouw cliënt.

Neem jouw bevindingen op in het AML-tool of in het Compliancebestand (dat is een bestand waarin je alles betreffende het cliëntenonderzoek vastlegt) als je geen WWFT-tool hebt.

Velen denken, ik ken mijn cliënten toch gewoon… Dat is echter niet afdoende, want je kunt dat niet aantonen.

Wij maken het werken weer leuk!

Het bovenstaande overziend, zou de moed je in de schoenen zinken.

Daarom hebben wij het cliëntenonderzoek geautomatiseerd. Dat heet: AML Made Easy B.V. en is nu in een pilot aan het testen met een paar kantoren. Na de aanpassingen die deze tests opleveren, gaan we in bredere kring naar buiten. Wil jij als eerst daarvan op de hoogte worden gebracht? Schrijf je dan in op onze NIEUWSBRIEF.