De Wwft voor Notarissen – Wat Moet je Weten en Hoe Kun je Voldoen?
Inleiding
Als notaris vervul je een belangrijke rol in onze samenleving; je waarborgt de rechtszekerheid en zorgt voor transparantie in juridische transacties. Maar je bent niet alleen een onpartijdige adviseur; je hebt ook de taak om verdachte activiteiten te herkennen en te melden. Dit komt voort uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). In deze blog duiken we dieper in de Wwft, specifiek gericht op de rol van de notaris, en geven we je praktische tips om te voldoen aan de verplichtingen.
Wat is de Wwft?
De Wwft is een Nederlandse wet die in 2008 in werking is getreden om witwassen en terrorismefinanciering te bestrijden. De wet is van toepassing op verschillende beroepsgroepen, waaronder advocaten, belastingadviseurs en, natuurlijk, notarissen. Als notaris ben je verplicht om risicobeoordelingen uit te voeren, cliëntenonderzoek te doen en ongebruikelijke transacties te melden.
Waarom is de Wwft Relevant voor Notarissen?
Notarissen spelen een unieke rol in het financiële verkeer. Ze zijn betrokken bij grote financiële transacties zoals de aan- en verkoop van onroerend goed, fusies en overnames, en de oprichting van vennootschappen. Hierdoor bestaat er een verhoogd risico dat hun diensten misbruikt worden voor witwaspraktijken of terrorismefinanciering. De Wwft legt de verantwoordelijkheid bij de notaris om te waken tegen dit misbruik.
De Kernverplichtingen voor Notarissen
De Wwft verplicht notarissen om een aantal maatregelen te nemen:
1. Cliëntenonderzoek
Het cliëntenonderzoek is een essentieel onderdeel van de Wwft. Dit onderzoek moet plaatsvinden vóórdat er juridische diensten worden verleend. Het doel is om inzicht te krijgen in wie de cliënt is en wat de aard en het doel van de transactie is. Dit bestaat uit:
•Identificatie van de cliënt: Het vaststellen en verifiëren van de identiteit van de cliënt.
•UBO-check: Het achterhalen van de uiteindelijke belanghebbende (Ultimate Beneficial Owner) van een rechtspersoon of vennootschap.
•Risicoprofiel opstellen: Op basis van de verzamelde informatie wordt een risicoprofiel opgesteld. Is de cliënt een PEP (Politically Exposed Person) of komen er signalen van verhoogd risico uit andere bronnen? Dan moet het onderzoek worden verdiept.
2. Meldingsplicht Ongebruikelijke Transacties
Indien er sprake is van een transactie die als ‘ongebruikelijk’ wordt aangemerkt, moet dit gemeld worden bij de FIU-Nederland (Financial Intelligence Unit). Wat een ongebruikelijke transactie is, wordt bepaald aan de hand van een lijst van indicatoren, zoals een onverklaarbaar hoog bedrag, complexe transactiestructuren of transacties met landen die een hoog risico op witwassen vormen.
3. Risicobeoordeling en Beleid
Elke notariële praktijk moet beschikken over een risicobeoordeling en intern beleid gericht op de naleving van de Wwft. Dit beleid moet regelmatig worden bijgewerkt en omvat:
•Procedures voor het cliëntenonderzoek.
•Een risicomanagementsysteem om verdachte activiteiten te herkennen.
•Training voor medewerkers om bewustzijn over witwasrisico’s te vergroten.
Praktische Tips voor Notarissen om te Voldoen aan de Wwft
1. Documenteer Alles
Zorg ervoor dat alle stappen van het cliëntenonderzoek goed worden gedocumenteerd. Dit geldt ook voor de overwegingen waarom bepaalde cliënten of transacties als laag of hoog risico worden beoordeeld.
2. Wees Alert op Rode Vlaggen
Let op signalen die kunnen duiden op verdachte activiteiten, zoals:
•Complexe eigendomsstructuren zonder duidelijke zakelijke reden.
•Transacties met landen met een hoog risico, zoals landen op de sanctielijst van de EU of de FATF-lijst.
•Onverklaarbare veranderingen in de transactie, zoals een andere koper op het laatste moment of een wijziging van de betalingswijze.
3. Voer Regelmatige Interne Audits Uit
Controleer periodiek of het Wwft-beleid in de praktijk wordt nageleefd. Dit kan via interne audits of door een externe specialist in te schakelen. Dit helpt om hiaten in de naleving op te sporen en tijdig te corrigeren.
4. Blijf Op de Hoogte van Wetgeving en Training
De Wwft en de bijbehorende richtlijnen veranderen regelmatig. Het is belangrijk om op de hoogte te blijven van deze wijzigingen en te zorgen voor regelmatige bijscholing van het team.
Wat Zijn de Gevolgen van Niet-naleving?
Niet voldoen aan de verplichtingen van de Wwft kan ernstige gevolgen hebben, zowel juridisch als financieel. Boetes kunnen oplopen tot duizenden euro’s, en bij herhaalde of ernstige overtredingen kan er zelfs sprake zijn van strafrechtelijke vervolging. Bovendien kan een tekortkoming in de naleving van de Wwft de reputatie van de notariële praktijk schaden.
Conclusie
De Wwft is geen formaliteit maar een essentieel onderdeel van de werkzaamheden van een notaris. Door zorgvuldig cliëntenonderzoek te doen, verdachte transacties te melden en een robuust risicobeheerbeleid te hanteren, kan je als notaris effectief bijdragen aan het bestrijden van witwassen en terrorismefinanciering.
Door de naleving van de Wwft serieus te nemen, bescherm je niet alleen jezelf en je kantoor tegen risico’s, maar lever je ook een bijdrage aan de integriteit van het financiële systeem.
Wil je meer weten over hoe je jouw Wwft-beleid kunt optimaliseren? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende consultatie!
