De Wwft voor Notarissen – Wat Moet je Weten en Hoe Kun je Voldoen?
Inleiding
Wat is de Wwft en Waarom Is Het Belangrijk voor Notarissen?
De Wwft is in het leven geroepen om financiële misdrijven zoals witwassen en de financiering van terrorisme tegen te gaan. Notarissen hebben een belangrijke poortwachtersfunctie omdat zij betrokken zijn bij financiële transacties en eigendomsstructuren die mogelijk kunnen worden misbruikt.
Als notaris draag je bij aan de bestrijding van financiële criminaliteit door ongebruikelijke transacties te identificeren en te melden. Het niet naleven van de Wwft kan ernstige juridische en financiële gevolgen hebben voor je praktijk, maar ook schade toebrengen aan je professionele reputatie.
De Drie Hoofdverplichtingen van de Wwft voor Notarissen
1. Cliëntenonderzoek (CDD – Customer Due Diligence)
Het cliëntenonderzoek heeft als doel om de identiteit van de cliënt vast te stellen, te begrijpen wat het doel van de transactie is en de herkomst van de middelen vast te stellen. Dit helpt om risico’s vroegtijdig te herkennen.
Wat houdt het cliëntenonderzoek in?
•Identificatie en verificatie van de cliënt: Controleer de identiteit van de cliënt met officiële documenten, zoals een paspoort of KvK-inschrijving.
•UBO-identificatie: Achterhaal wie de uiteindelijk belanghebbende (UBO) is van een rechtspersoon of vennootschap. Dit zijn de personen die uiteindelijk de touwtjes in handen hebben.
•Risicoanalyse: Beoordeel het risico van de transactie. Hierbij kijk je naar factoren zoals de aard van de cliënt, het type transactie en geografische risico’s.
2. Meldingsplicht Ongebruikelijke Transacties
Als notaris ben je verplicht om ongebruikelijke transacties te melden bij de Financial Intelligence Unit (FIU-Nederland). Dit kunnen transacties zijn die qua aard, omvang of complexiteit afwijken van het normale patroon van de cliënt, of die voldoen aan de vastgestelde indicatoren van ongebruikelijkheid.
Voorbeelden van ongebruikelijke transacties:
•Een onverklaarbaar hoge contante betaling.
•Transacties met landen die bekendstaan om een hoog risico op witwassen (volgens de FATF-lijst).
•De inzet van complexe vennootschapsstructuren zonder duidelijke economische redenen.
Het is belangrijk om te weten dat het melden van een ongebruikelijke transactie onder de Wwft verplicht is, zelfs als er geen bewijs is van daadwerkelijke criminaliteit. Het gaat niet om verdachte transacties, maar om ongebruikelijke.
3. Interne Procedures en Risicobeheer
Elke notariskantoor moet een intern beleid en procedures hebben die gericht zijn op de naleving van de Wwft. Dit beleid moet beschrijven hoe je het cliëntenonderzoek uitvoert, hoe je verdachte transacties identificeert en meldt, en hoe je medewerkers traint.
Belangrijke elementen van interne procedures:
•Een duidelijke beschrijving van de stappen die genomen moeten worden bij het cliëntenonderzoek.
•Een systeem voor het vastleggen en beoordelen van transacties.
•Regelmatige training en bewustwording voor medewerkers.
Praktische Tips voor Notarissen om Te Voldoen aan de Wwft
1. Zorg voor Gedegen Documentatie
Documenteer elke stap van het cliëntenonderzoek zorgvuldig. Dit geldt ook voor risicobeoordelingen en beslissingen die je neemt over het al dan niet melden van een transactie. Goede documentatie kan helpen om aan te tonen dat je je verplichtingen hebt nageleefd.
2. Blijf Waakzaam voor ‘Rode Vlaggen’
Wees alert op signalen die kunnen wijzen op witwaspraktijken of terrorismefinanciering:
•Onlogische transacties zonder duidelijke economische reden.
•Gehaaste verzoeken om een transactie snel af te ronden.
•Er zijn ongeveer 350 subjectieve indicatoren. Die lijst wijzigt bijna dagelijks. Alleen met automatisering ben je in staat om deze te checken.
3. Update Je Beleid Regelmatig
De Wwft-wetgeving wordt regelmatig aangepast, net als de richtlijnen van toezichthouders. Zorg ervoor dat je op de hoogte blijft van de laatste wijzigingen en pas je interne beleid hierop aan.
4. Maak Gebruik van Technologische Hulpmiddelen
Overweeg het gebruik van software voor het uitvoeren van cliëntenonderzoek en risicobeoordeling. Er zijn tools beschikbaar die automatisch de identiteit van cliënten verifiëren en UBO’s opsporen, wat veel tijd kan besparen en de nauwkeurigheid verhoogt.
De Gevolgen van Niet-Naleving
Het niet voldoen aan de Wwft kan aanzienlijke gevolgen hebben, waaronder:
•Boetes en sancties door toezichthouders.
•Strafrechtelijke vervolging, met mogelijk ontzetting uit je ambt.
•Reputatieschade die de vertrouwensrelatie met cliënten ernstig kan schaden.
Conclusie
De Wwft vormt een belangrijke pijler van integriteit en transparantie in de financiële wereld, en notarissen hebben hierin een cruciale rol. Door zorgvuldig cliëntenonderzoek te doen, verdachte transacties te melden en interne procedures op orde te hebben, draag je niet alleen bij aan de naleving van de wet, maar bescherm je ook je praktijk en je cliënten.
Het naleven van de Wwft mag dan misschien complex lijken, maar met de juiste procedures en een scherp oog voor risico’s kun je effectief voldoen aan je verplichtingen.
Heb je hulp nodig bij het opstellen of verbeteren van je Wwft-beleid? Neem contact op voor advies op maat!
